¿Qué es una firma electrónica?

¿Sabes qué es la firma digital? ¿Cómo funciona? Y ¿Por qué es importante para evitar la suplantación y el fraude? Estas son las preguntas que los colombianos debemos hacernos a la hora de firmar un documento, a propósito de la nueva normalidad digital.

Comencemos… ¿Qué es una firma electrónica? La firma electrónica se encuentra definida como códigos, contraseñas, datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona en relación con un documento, siempre que el método sea confiable y apropiado según los términos de la Ley. Es todo dato que en forma electrónica cumpla la función de identificar a una persona, independientemente del grado de seguridad que ofrezca. Dentro de este amplio concepto tienen cabida signos de identificación muy variados, como los medios biométricos, las contraseñas, la criptografía, entre otros.

Y entonces ¿Qué es la firma digital? La firma digital es un tipo de firma electrónica definida como un valor numérico que se adhiere a un documento y que permite determinar la identidad del titular o firmante y garantizar que el mensaje no ha sido modificado después de su firma, vinculando una clave al firmante. Este tipo de firma implica la existencia de un certificado emitido por una Compañía acreditada por el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC).

La firma digital es el tipo de firma electrónica más segura, ya que además de garantizar la autenticidad e integridad del documento, es el único tipo de firma que no puede repudiarse, es decir, la persona que la utilizó no podrá negar su firma y su vínculo con el documento, ya que la firma digital goza de esta presunción legal.

Es decir que, ¿mi firma escaneada es una firma digital? No, otros métodos como escanear o tomarle foto a la firma manuscrita realizada en un papel y pegarla a un documento no cabe dentro de ninguna de las anteriores definiciones y, por el contrario, es una práctica incorrecta, que expone a quien la implementa a un altísimo riesgo de suplantación y fraudes.

¿Cómo se garantiza la seguridad de la firma digital?

A través del certificado de firma digital y criptografía, tecnología provista por autoridades de certificación digital como Certicámara, el certificado de firma digital funciona con un algoritmo matemático el cual garantiza que el contenido del documento firmado permanezca íntegro, y por tanto tiene validez jurídica y probatoria en todo el territorio nacional., en formatos de archivos como el PDF la firma digital se logra identificar y validar de una forma muy simple.

¿Por qué es importante esta firma?

Permite identificar que el firmante es quien dice ser (autenticidad); detectar alteraciones no autorizadas al documento realizadas después de la firma (integridad) y garantizar el no repudio de la firma. Además, este proceso digital cuenta con el mismo valor probatorio y fuerza obligatoria de una firma manuscrita. 

Escenarios: ¿cuál es el escenario idóneo para este tipo de seguridad digital?

Todos los entornos electrónicos requieren distintos mecanismos de seguridad digital, la elección que dependen de análisis técnicos, jurídicos, financieros y de experiencia de usuario, así pues, cualquier escenario digital donde intervengan individuos de los que quiera validar su identidad, garantizar la seguridad, confidencialidad, mitigar el repudio, y mejorar la experiencia son los escenarios ideales. 

En el caso de firmas digitales el escenario es para cualquier documento firmado que deba ser enviado digitalmente a una contraparte.  Aplica para cualquier sector o industria en el caso en que se haga uso de la firma escaneada y deba ser reemplazada por la firma electrónica o digital. Se usa en casos de firmas con proveedores, contratos firmados con clientes entre otros. De igual forma para la validación de identidad con el fin de evitar la suplantación de identidad. 

¿Cómo la firma digital contribuye a la sostenibilidad del medio ambiente?

Certicámara cuenta con productos de papel cero como las firmas digitales. Este tipo de herramientas promueven el ahorro de papel y la virtualización de los diferentes procesos, además de impulsar la inclusión digital. 

Las tecnologías que permiten reducir la huella de carbono son parte fundamental de la sostenibilidad. Por esta razón, los trámites digitales disminuyen el desplazamiento de las personas por una sola firma, disminuyen las diligencias innecesarias y reduce considerablemente el uso de papel.

¿Cómo la firma digital contribuye a la reactivación económica del país?

La pandemia nos trajo la imperiosa necesidad de implementar nuevas formas de trabajo que permitan el flujo normal de las actividades, por esta razón, la protección de datos en los trámites que realizamos es indispensable para el correcto manejo en la documentación de los contratos. El Ministerio del Trabajo expidió el Decreto 526 de 2021 para regular la firma electrónica o digital en contratos laborales. Con esto, se busca impulsar el acceso al empleo, el trabajo formal y la inclusión digital.

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